仕事で電話対応は避けられないしどうしたらいいの？
今回は上記のような悩みに対し、下記についてお話します。
- HSPに電話が苦手な人が多い５の理由
- 電話を掛けられない時に使える対処法
- 電話に出たくない時に使える対処法5選！
HSPの人の中には電話を恐怖に感じている人が多いのではないでしょうか。
いくらインターネットが発達したとはいえ、まだ電話に出なくても良い仕事の方が少ないはずです。
電話を掛けられない！電話に出られない！と苦痛に感じているHSPさんのために、私が実際に実践した方法を踏まえて、対処法をお伝えしていきますね。
電話を掛けるのも出るのも大の苦手な私が、仕事で困らないまでに電話対応ができるようになった方法をお教えします。
HSPに電話が苦手な人が多い５つの理由
HSPさんって電話苦手な人が多いですよね。
言われてみると「私電話得意だよ！」という人のほうが少ない気もしますが、コールセンターなどで働ける人もいるので、やはり電話は得意不得意がある気がします。
HSPが電話嫌いな理由をまとめてみました。
- 電話を掛けているまたは出ている姿を人に見られたくないから
- 相手の声が聞こえづらくて聞き返すのにためらうから
- 自分の言葉遣いに自信がないから
- 電話は声だけなので相手の表情が分からないから
- 電話に出ることを考えると他のことに集中できないから
電話のマナーとかもありますけど、そういうの本当にプレッシャーですよね。
仕事の電話に出たはいいけど、まず相手の名前が聞き取れなくて聞き返したけど、それもまた聞こえなくて・・・なんてことになったら本当に地獄です。
しかもそれを周りの人に見られているという恐怖もあるわけです。
このような経験をしたことがある人は多いのではないでしょうか。
HSPが電話嫌いになってしまったのは、しっかりと理由があったので詳しく解説します。
電話を掛けているまたは出ている姿を人に見られたくないから
HSPさんの特徴として、「人からどう見られているか」を極端に気にする場合があります。
そのため、電話対応をしている姿を人に見られるのは、とても恐怖に感じるんですよね。
しかも周りは実はかなりあなたの電話対応を見ていたりします。
静かなオフィスであればなおさらのこと。
自分も悪く思われてるのかなと思うと、電話がますます苦手になりますよね。
相手の声が聞こえづらくて聞き返すのにためらうから
「相手の声が聞こえづらい」これは誰もが経験あると思います。
一番はやはり相手が最初に社名と人名を名乗るタイミングでしょうか。
電話って早口だったり声が小さかったりすると全く何を言っているか聞き取れません。（相手の声が大きすぎる場合も音が割れて聞き取れないことも）
対面だとある程度口の動きとかで分かるんですけど、電話だと電話特有の音質になりますし、そもそも電話対応をしている緊張から本来聞こえるはずのものすら聞こえなくなったりします。
つい、こんなこともやってしまいがち↓↓
- 聞こえなかったのに聞き返さない
- 話の内容がよく分からなかったけどそのまま進めてしまう
さすがに4回以上は聞き返せませんよね。
自分の言葉遣いに自信がないから
これに関しても先ほどの「人からどう見られているかを気にしすぎてしまう」という部分に通じます。
電話での言葉遣いって日常では使わないものが多いじゃないですか。
特に慣れていない頃は、
- うまく話せるだろうか
- 言い方間違えてなかったかな
- 相手に失礼だと思われていないか
と必要以上に気にしてしまいます。
電話の相手だけではなく、周りに自分の言葉遣いは間違っていると思われていないかを気にする場合もあります。
「その言い方は良くないよ」と指摘されたら、それは本当に相手に対して失礼な言い回しだった可能性もありますので、素直に受け止めたいですね。
電話は声だけなので相手の表情が分からないから
電話で得られる情報って声だけですよね。
相手の表情・仕草・環境などが見えないため、HSPさんの察し能力は爆発します。
相手の声を一瞬で解析し「怒っているかも」と感じ取ってしまうことが多いのです。
なので、HSPはクレーマーを相手にするのは非常に難しいです。
「怒っているかも」ではなく「怒っている」人に対応するのは苦痛以外の何でもありませんので、クレーム担当の仕事はHSPさんに向いていません。
電話に出ることを考えると他のことに集中できないから
そうなんです、電話が苦手な人って電話対応している時だけでなく、それ以外の時間でもいつも緊張しています。
なぜか、電話対応は新入社員の仕事ですよね。
入社したてで、社内の人の名前すらあやふやなのに、取り次ぎができるか不安という場合もあります。
電話担当になってしまうと、1日中電話の恐怖につきまとわれますからね。
ですが、1人全く出てくれない人がいて、そうすると「なんでこの人電話に出ないんだろう」とまた別のことが気になりだしてしまうんです。
電話を掛けられない時に使える対処法
電話が苦手で悩んでいる人はどちらかというと「電話に出るのが怖い」と思っている人の方が多い気がします。
なぜなら、電話嫌いさんは極力自分から電話を掛けないからです。
それでも、どうしても電話を掛けなければならない時に使える対処法をお伝えします。
- 伝えたい内容はあらかじめメモに書いて準備しておく
- 定型文のような毎回同じ言い回しのところはマニュアルを作る
- 電話を掛ける前にイメトレする
- 重要な内容は電話対応後、改めてメールで確認する
これは全て私が実践してきたことです。
そもそも普段から「電話を掛ける」という行動をほとんどしないのですが、仕事上どうしても電話を掛けなければならないことはありました。
そういう時は、あらかじめ要点や絶対に伝えたいことをメモにし、電話する前に何度もイメトレを行い、確認のため電話後はメールも送っていました。（確認メールをすることは、社内ルールで決まっていた）
プライベートでは、ほとんど電話は掛けません。
美容院や飲食店など、ネットで予約できないお店には行きませんし、お問い合わせも100％ネットのフォームからしています。
どうしてもやらなければならないとき以外、苦痛なことを無理に行う必要はないのです。
電話に出たくない時に使える対処法5選！
「電話にさえ出なくて良いならどれだけ他の業務が捗るか・・・」
「電話に出たくないから会社辞めようかな」
と考えるほど、本当に電話に出ることが苦手だった私ですが、これからお伝えすることを実践し、半年後には難なく電話に出られるようになりました。
- 電話に出るときは必ずメモを用意する
- マニュアルを作って近くに置いておく
- 内線の掛け方を書いた付箋を電話に貼っておく
- 電話に出た時、相手の名前を３回聞いて聞き取れなかったら諦める
- 電話に出まくる
電話に出るときは必ずメモを用意する
これは、電話が苦手な人にとって当然のことかもしれませんが基本中の基本です。
電話に出ているときは軽くパニックになっている人が多いと思うので、メモがないときちんと聞き取れたとしても、一瞬で忘れます。
あやふやにしか聞き取れなかったときも、そのあやふやなメモを元に、電話対応後冷静になって考えると「あの会社か！」「○○さんか」となることもありますよ。
マニュアルを作って近くに置いておく
電話独特の言い回しは、慣れないとなかなか覚えられませんよね。
軽くメモしたものを置いておくのももちろん良いですが、がっつりマニュアルを作っておくのもおすすめですよ。
基本的な受け答えは毎回同じですし、何度も発しているといつかは慣れます。
それと、電話を掛けてくる会社や人って結構同じ人が多かったりするので、よく掛かってくる人は名前をメモっておくと便利ですよ。
内線の掛け方を書いた付箋を電話に貼っておく
内線の掛け方ってふとした時になぜか忘れます。笑
「あれ？何番押すんだっけ…？」とパニックにならないよう、メモに残すか電話機に貼っておきましょう！
勤続年数に関係なく、忘れてしまう人多かったですよ。
相手の名前を３回聞いて聞き取れなかったら諦める
これは完全に私のやり方なので、あまりおすすめはしませんが、3回聞いても名前や社名を聞き取れなかったときは諦めました。
ですが注意が必要です。
相手の名前は聞き取れなくても「取り次ぐ相手の名前は必ず聞き取る」ことです。
社内の取り次ぐ人の名前さえ聞こえれば、もう回してしまえばいいのです。
「申し訳ありません。名前が聞き取れませんでした」と正直に言って回していました。
嫌な顔されたり何か言われる可能性もありますが、お客さんに4回も聞き返す勇気はありませんでしたので、それに比べればマシと思って乗り切るのです。
電話に慣れてくると、聞き取れないということもなぜか減ってきます。
恐らく、緊張しすぎも原因のひとつかなと考えます。
電話に出まくる
電話に出たくなくて仕事辞めたいと考えたほどの私がなぜ「電話に出まくる」ことをすすめるのか。
まず最初に言いたいのですが、この方法はおすすめではありません。
電話なんて出れる人が出ればいいですし、得意な人が出た方が絶対に良いです。
HSPは苦手を克服しようとしても、さらに苦手になる場合が多いですよね。
実は私も「仕事で電話に難なく出られるようになった」だけで、電話はさらに大嫌いになりました。
それでもあえて「電話に出まくる」ことをすすめる理由はひとつ。
早く慣れるためです。
意外性も何もなくて申し訳ないです。
私の場合、新入社員が電話担当という、ありがちな会社だったのですが次に新しい人が入ってくるのは1年後。
あと1年も続く苦痛をどうにかするには「慣れる」以外方法がなかったのです。
新入社員は私以外に2人いたのですが、
- 全く電話を取ってくれないAさん
- 電話に出ないAさんをめちゃくちゃ悪く思っているBさん
という最悪な状況でした。
ちなみにAさんは私のように電話に出るのが怖くて出ないタイプではなく、「自分は元々営業でバリバリ働いていたから電話なんて超得意」と言ってきたり、マニュアルを作ることをバカにしてくるような人でした。
まぁAさんは論外なのですが、問題はBさんです。
本当は電話なんて出たくないけど、ここで私も出なかったら全部Bさんに押し付けることになってしまう。
しかもBさんも実は電話が苦手だと私に教えてくれた人だったのです。
Bさんに悪く思われたくないし、Aさんと同類にもなりたくない。
このような状況だったため、私はあえて電話に出まくりました。
同じ状況の人はあまりいないと思うので、参考にならなかったかもしれませんね。
最後にもう一度言いますが、電話に快く出てくれる人がいるのならその人に任せて、HSPさんは出ないようにしましょう。
まとめ HSPにとって電話は強敵
HSPに電話が苦手な人が多い理由がお分かりいただけましたでしょうか。
- 電話を掛けているまたは出ている姿を人に見られたくないから
- 相手の声が聞こえづらくて聞き返すのにためらうから
- 自分の言葉遣いに自信がないから
- 電話は声だけなので相手の表情が分からないから
- 電話に出ることを考えると他のことに集中できないから
HSPさんはなるべく電話対応をしなくて済む方法を探し、どうしても電話対応せざるをえない時は、先ほどご紹介した対処法を実践してみてくださいね！
最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。
